| Элемент | Требования |
| Шрифт | Times New Roman 12-14 или Arial 11-12 |
| Межстрочный интервал | 1,5 для текста, 1 для подписей |
| Поля | Левое - 3 см, остальные - 2 см |
| Нумерация | Арабские цифры, нижний колонтитул |
- Приказы (распорядительные, по основной деятельности)
- Протоколы собраний и заседаний
- Положения о структурных подразделениях
- Инструкции по делопроизводству
- Указы и постановления (для госорганов)
- Распоряжения руководителя
- Решение совета директоров
- Приказы по личному составу
| Раздел | Содержание |
| Шапка | Наименование организации, дата, номер |
| Заголовок | Тема документа (без кавычек) |
| Преамбула | Основание для создания документа |
| Основная часть | Суть документа, решения, выводы |
| Заключение | Подписи, печати, отметки об исполнении |
- Дата - арабскими цифрами (01.09.2023)
- Регистрационный номер - через дробь при необходимости
- Гриф утверждения - в правом верхнем углу
- Подпись - с расшифровкой и указанием должности
- Печать - не должна заходить на подпись
- Формат PDF/A для долгосрочного хранения
- Электронная подпись (КЭП/НЭП)
- Метаданные для поиска и идентификации
- Контрольные суммы для проверки целостности
- Гиперссылки на нормативные акты
- Закладки для навигации в многостраничных файлах
- Водяные знаки для конфиденциальных документов
- Оптимизированный размер файла
| Ошибка | Как избежать |
| Неполные реквизиты | Использовать контрольный список |
| Нарушение сроков подписания | Вести журнал регистрации |
| Отсутствие регистрационного номера | Автоматизировать нумерацию |
| Неправильная визирование | Утвердить порядок согласования |
- Преамбула с полными наименованиями сторон
- Предмет договора без двусмысленностей
- Права и обязанности каждой стороны
- Ответственность за нарушение условий
- Реквизиты и подписи сторон
- Трудовая книжка - строго по установленной форме
- Приказы по личному составу - с указанием оснований
- Трудовой договор - с обязательными условиями
- Должностные инструкции - с конкретными обязанностями
- Разработайте шаблоны для часто используемых документов
- Ведите журнал входящих/исходящих документов
- Организуйте электронный архив с системой поиска
- Регулярно обновляйте нормативную базу
- Проводите аудит документооборота
Правильное оформление документов обеспечивает их юридическую силу и упрощает работу с ними. Соблюдение стандартов делопроизводства позволяет создать эффективную систему документооборота в организации.
